Onboarding: sådan skaber du en god start med e-læring

Onboarding er en kritisk fase, hvor du har muligheden for at sikre, at nye medarbejdere hurtigt bliver en del af virksomheden, føler sig velkomne og kan begynde at bidrage effektivt. En velstruktureret onboarding-proces er en investering, der betaler sig – både i form af medarbejdertilfredshed, lavere medarbejderafgang og øget produktivitet.

En ofte citeret undersøgelse fra Onboarding Solutions (2018) viser, at ca. 20 % af nyansatte forlader deres job inden for de første 45 dage. Jeg synes, det tal virker lidt højt, men det indikerer et reelt problem. Andre undersøgelser (bla. Gallup 2017), understøtter, at god onboarding kan reducere medarbejderomsætning markant og forbedre fastholdelse og produktivitet.

Onboarding handler om mere end bare information

Alt for ofte bliver onboarding-processen til en informationsdump – som at forsøge at drikke af en brandslange. Medarbejderne bliver bombarderet med informationer, uden at have tid til at fordøje det hele. Mange virksomheder forventer, at nye medarbejdere skal lære alt om deres job og virksomheden i løbet af få dage. Det er ikke bare ineffektivt, men også kontraproduktivt. Medarbejderen bliver overvældet og glemmer det meste.

Onboarding bør i stedet struktureres gradvist. Forestil dig at dyppe en væge i varm stearin – du kan ikke forvente, at det bliver et færdigt bloklys efter én dukkert. Det kræver tid og flere lag. På samme måde bør onboarding opbygges trin for trin, hvor læringen lagres og bygger videre på tidligere lag.

Preboarding: Start onboarding før første arbejdsdag

Onboarding starter ikke på første arbejdsdag, det begynder allerede ved preboarding – en proces, der hjælper med at forberede medarbejderen på deres nye rolle. Preboarding kan være noget så simpelt som en
velkomstmail med praktisk information om den første dag, adgang til vigtige systemer, eller måske en video (optaget med en mobiltelefon), hvor teamet byder velkommen.

Preboarding kan også inkludere små sociale initiativer som velkomstbeskeder eller shout-outs via interne kanaler (f.eks. Slack), hvilket skaber en følelse af tilhørsforhold allerede inden første arbejdsdag.

Formålet med preboarding er at skabe tryghed og sikre, at medarbejderen møder op med en følelse af at være ventet. Det eliminerer meget af den usikkerhed, der ellers kan præge starten på et nyt job. Ved at få de praktiske detaljer på plads, kan medarbejderen fokusere på at lære og tilpasse sig deres nye miljø, når de møder op.

Preboarding sætter tonen for hele onboarding-processen og er en simpel, men effektiv måde at gøre den nye medarbejder klar og tryg, allerede inden de træder ind ad døren første gang.

Fokus på adfærd og følelser først, viden sidst

Onboarding handler ikke om at fylde medarbejderen med al information fra personalhåndbogen på én gang, men snarere om at give dem den nødvendige vejledning og viden til at kunne handle i deres rolle. Når du planlægger et onboarding-forløb, bør du som vi ksomhed starte med at definere, hvilken adfærd du ønsker fra medarbejderne, og derefter "regne baglæns" for at identificere, hvilken viden de har brug for at kunne udføre denne adfærd.

For at fremme psykologisk tryghed bør onboarding skabe en atmosfære, hvor medarbejdere føler sig trygge nok til at stille spørgsmål og bidrage uden frygt for at begå fejl. Dette opnås gennem åbne kommunikationskanaler og en kultur, der fejrer læring og fejl som en del af processen.

Lad nye medarbejdere bidrage med noget konkret i løbet af den første uge, om det så er en mindre opgave eller et projekt. Dette skaber en tidlig følelse af ejerskab og succes.

En vigtig tilgang her er at stille dig selv tre centrale spørgsmål, inspireret af Nick Shackleton-Jones' Think/Feel/Do-model, hvor rækkefølgen er vendt om for at sikre fokus på adfærd og følelser:

1. Hvad vil vi gerne have, at medarbejderne skal gøre? Hvilke konkrete handlinger og adfærd skal medarbejderne kunne udføre fra dag ét?
2. Hvad vil vi gerne have, at medarbejderne skal føle? Hvilke følelser ønsker vi, at medarbejderne skal have i deres første tid – skal de føle sig trygge, som en del af teamet, eller motiverede til at tage ejerskab?
3. Hvad vil vi gerne have, at medarbejderne skal vide? Hvilken viden er absolut nødvendig for at kunne handle effektivt i deres nye rolle, og hvad kan vente til senere?

Ved at vende rækkefølgen om, starter vi med adfærd og følelser, og først derefter fokuserer vi på viden. Viden er ikke målet i sig selv, men et middel til at støtte den ønskede adfærd og skabe de rette følelser.

Men husk, at hvis du kan opnå den ønskede adfærd uden at lave et kursus, skal du endelig gøre det. Ofte er en simpel tjekliste mere værd end et forkromet kursus. Brug Adfærdsdesign med AFL-modellen (Adfærd, Friktion og Løsning) til at identificere friktioner i den ønskede adfærd og fjerne dem.

Påvirk din virksomhedskultur med onboarding

Onboarding er ikke kun en proces, der handler om at lære nye medarbejdere deres opgaver. Det er en unik mulighed for at kommunikere, hvem virksomheden er, og hvilken kultur man ønsker at skabe. Igennem den måde, onboarding-programmet er tilrettelagt på, sender du et klart signal om, hvordan der arbejdes og interageres i virksomheden.

Måden, du introducerer nye medarbejdere på, fortæller meget om virksomhedens værdier. Er kommunikationen i øjenhøjde og værdibaseret, eller er den mere formel og hierarkisk? Der er en stor forskel på at præsentere onboarding som en personlig, engagerende oplevelse i forhold til et formelt compliance-kursus, der starter med en direktørvideo og efterfølges af kedelige standardkurser. Dette valg af tone og form kan være med til at definere, hvilken type virksomhed I er.

Onboarding er en mulighed for at vise, hvilken kultur virksomheden har eller gerne vil skabe. Hvis virksomheden vil ændre sin kultur, kan onboarding være et skridt i den retning. Ved at udvikle onboarding-materiale, der afspejler de værdier og den adfærd, man ønsker fremadrettet, kan det over tid bidrage til at forme den fremtidige kultur. Det er selvfølgelig ikke nok til at ændre kulturen alene, men det kan være et lille bidrag i den retning, da kulturændringer tager tid.

Personlig velkomst gennem video

En enkel, men effektiv måde at byde nye medarbejdere velkommen på er ved at lade eksisterende medarbejdere lave korte velkomstvideoer. Disse videoer giver en personlig hilsen fra kolleger eller teammedlemmer og præsenterer virksomhedens kultur på en varm og uformel måde.

Videoerne behøver ikke at være professionelle produktioner – en simpel optagelse med mobiltelefon er ofte nok. Det handler om at skabe en autentisk og betænksom velkomst, der får medarbejderen til at føle sig værdsat.

Onboarding er samtidig en chance for at overraske positivt. Ved at tilføje noget uventet og betænksomt, som en personlig video eller en håndskrevet note, skaber du en mindeværdig oplevelse, der giver stor goodwill. Dette bygger på Peak-End Rule, som vi kender fra adfærdsdesign – vi husker særligt det bedste øjeblik og slutningen. En lille ekstra indsats kan derfor have stor effekt i forhold til medarbejderens første indtryk.

Læg lag på onboarding-materialet

Onboarding-processen bør løbende forbedres og justeres baseret på feedback fra medarbejdere, der lige har gennemgået den, som en del af virksomhedens onboarding strategi, for at sikre tilpasning til deres reelle behov. Det sikrer, at processen er tilpasset deres reelle behov.

Når du designer onboarding-materialet, kan du med fordel tale med tidligere onboardede medarbejdere og bruge en tilgang som Concerns and Tasks Matrix. Her fokuserer du på at identificere:

1. Bekymringer: Hvad var medarbejderne bekymrede for i deres første dage og uger?
2. Opgaver: Hvilke konkrete opgaver skulle de løse i de forskellige faser af onboarding?

For eksempel kan den første dag handle om praktiske bekymringer som adgang til IT-systemer og introduktion til kolleger. I løbet af de første uger vil fokus sandsynligvis skifte til at opbygge kompetencer og få en forståelse for arbejdsopgaverne. Ved løbende at strukturere onboarding i lag og adressere bekymringer og opgaver i små bidder, sikrer du, at medarbejderen føler sig godt rustet til deres nye rolle.

Dette sikrer, at medarbejderne ikke overvældes af information, men i stedet modtager den nødvendige viden præcis, når de har brug for den. Det er også vigtigt, at medarbejderne ved, hvor de kan finde disse
ressourcer, når behovet opstår.

Indfør et feedback-loop, hvor medarbejdere kan give feedback efter 30 og 90 dage. Dette sikrer en kontinuerlig forbedring af onboarding-processen baseret på deres oplevelser.

Automatiser onboarding-processen

Automatisering af dele af onboarding-processen kan være en effektiv måde at sikre, at medarbejdere får den nødvendige støtte på det rigtige tidspunkt. Et Learning Management System (LMS) kan bruges til at distribuere ressourcer som videoer, PDF'er, tjeklister, mikrolærings eller mails, der sendes automatisk under onboarding-forløbet.

Hovedfokus bør være at hjælpe medarbejderne med at løse de opgaver, de står overfor, og fjerne de bekymringer, de måtte have. Et LMS kan også bruges til at styre timingen af indholdet, så medarbejderne ikke overvældes med al information på én gang, men i stedet modtager ressourcerne gradvist, når de har brug for dem.

Hvis der er brug for e-learning kurser, kan LMS’et selvfølgelig også bruges til at distribuere det, men vær opmærksom på, at der ikke går automatik i beslutningen om at lave et kursus, blot fordi du bruger et LMS. Ofte vil der dog være compliance-krav, fx ift. ESG, arbejdsmiljø, GDPR, IT-sikkerhed osv.

Det vigtigste er at vælge den løsning, der bedst hjælper medarbejderne med deres konkrete udfordringer – hvad enten det er et kursus, en video, en guide eller noget helt andet.

Praktisk onboarding: Få styr på det basale

Praktisk onboarding handler om at sikre, at de nye medarbejdere hurtigt får adgang til de værktøjer og systemer, de skal bruge i deres arbejde, samt at de forstår virksomhedens basale processer og procedurer. De første par dage bør fokusere på de praktiske aspekter af jobbet, så medarbejderne føler sig klar til at komme i gang.

Tjekliste for praktisk onboarding:

1. Velkomst:
   • Bestil forplejning til den nye medarbejders velkomst, såsom kaffe, te og snacks eller kage.
2. IT-adgang:
   • Sørg for, at medarbejderen har adgang til deres computer, e-mail og andre nødvendige IT-systemer.
   • Giv adgang til relevante softwareprogrammer.
3. Introduktion til procedurer:
   • Gennemgå nødvendige arbejdsprocedurer, herunder indrapportering af arbejdstid.
   • Forklar brugen af fælles systemer og værktøjer.
4. Vigtige dokumenter:
   • Sørg for, at medarbejderen ved, hvor de kan finde relevante dokumenter og ressourcer.
   • Giv adgang til personalepolitikker, sikkerhedsinstrukser og andre vigtige materialer.
5. Kommunikation:
   • Klargør kommunikationskanaler og forventninger til feedback og rapportering.
   • Introducer medarbejderen til deres team og øvrige relevante kontaktpersoner.
6. Mentor eller buddy-system:
   • Tildel en mentor eller buddy, der kan hjælpe med spørgsmål og støtte i opstarten.

Derudover er det vigtigt at afklare eventuelle forventninger til arbejdsrutiner og kommunikationsgange i virksomheden.

 

Skræddersy onboarding til forskellige roller

En effektiv onboarding-process bør tilpasses de specifikke behov og krav for forskellige roller inden for virksomheden. Ved at skræddersy onboarding-programmet kan du sikre, at nye medarbejdere får den mest relevante træning og støtte, der hjælper dem med at lykkes i deres specifikke jobfunktioner.

Selv med begrænset tid kan en simpel tjekliste og individuelle samtaler med teamledere sikre, at nye medarbejdere føler sig set og støttet.

Nøgleområder til skræddersyning af onboarding:

1. Identificer specifikke roller: Start med at kortlægge de forskellige jobfunktioner inden for virksomheden. Hver rolle kan have unikke krav, værktøjer og processer, der er nødvendige for at udføre arbejdet.
2. Tilpas indholdet: Design onboarding-materialet, så det specifikt adresserer de opgaver og udfordringer, der er relevante for hver rolle. Dette kan inkludere målrettede træningsmoduler, værktøjsintroduktioner og specifikke procedurer.
3. Inddrag medarbejdere: Tal med erfarne medarbejdere fra HR og de specifikke afdelinger i onboarding-processen. De kan dele deres viden og erfaringer og give nye medarbejdere indsigt i, hvad der forventes. Husk også at tale med nyligt ansatte da de har oplevelsen i frisk erindring.
4. Fokuser på relevante værktøjer: Sørg for, at de nye medarbejdere får træning i de specifikke værktøjer og softwareprogrammer, de skal bruge i deres daglige arbejde.
5. Skab roller-specifikke mål: Sæt klare mål for, hvad der skal opnås i onboarding-processen for hver rolle. Dette kan hjælpe med at styre forventningerne og sikre, at medarbejderne har fokus på det, der er vigtigst.
6. Ved at skræddersy onboarding-programmet til forskellige roller kan du sikre, at medarbejderne hurtigt bliver produktive og føler sig trygge i deres nye funktioner.

Ved at skræddersy onboarding-programmet til forskellige roller kan du sikre, at medarbejderne hurtigt bliver produktive og føler sig trygge i deres nye funktioner.

Udvikling af onboarding-indhold

At udvikle effektivt onboarding-indhold kræver en struktureret tilgang, der tager højde for både medarbejdernes behov og virksomhedens mål. Når det kommer til at producere indhold til onboarding, er der flere muligheder at overveje. Du kan vælge at købe standardkurser, som ofte er hurtige at implementere og dækker generelle emner. Alternativt kan du lære at lave dine egne kurser, hvilket giver dig mulighed for at skræddersy indholdet til din virksomheds specifikke behov. Du kan også vælge at få kurser udviklet af en ekstern virksomhed, hvis du ønsker en professionel og tilpasset løsning uden at belaste interne ressourcer. Hver tilgang har sine fordele, og valget afhænger af din virksomheds behov og ressourcer.

Her er nogle trin og værktøjer, der kan hjælpe dig med at skabe engagerende og nyttigt onboarding-indhold:

1. Identificer handlingsmål:
   Start med at definere, hvilke konkrete handlinger og adfærd nye medarbejdere skal kunne udføre i deres onboarding-proces. Dette sikrer, at fokus er på praktiske færdigheder, der skal tilegnes.
2. Afled læringsmål:
   Når handlingsmålene er identificeret, kan du aflede de læringsmål, der er nødvendige for at støtte disse handlinger. Hvilke specifikke færdigheder og viden er nødvendige for at kunne udføre de ønskede handlinger effektivt?
3. Vælg formater:
   Overvej hvilke formater der bedst vil støtte læringsmålene. Dette kan inkludere:
   • Videoer: Korte, informative videoer, der præsenterer vigtig information eller viser processer. Du kan også lave små explainer-film ved hjælp af værktøjet Vyond, der er designet til at skabe letforståeligt videoindhold.
   • Kurser: E-learning kurser, der dækker dybere emner og giver medarbejderne mulighed for at lære i deres eget tempo, men husk at mindre end et kursus ofte kan være tilstrækkeligt.
   • Mikrolæring: Små, letfordøjelige læringsmoduler, der fokuserer på specifikke emner eller færdigheder, hvilket er ideelt til hurtig opdatering.
4. Skriv storyboard:
   Udarbejd et storyboard for dit indhold, hvor du skitserer, hvad der skal præsenteres i hvert segment. Brug eventuelt "omvendt formatet" ved at præsentere medarbejderne for situationer, som de skal forholde sig til, før information gives. Dette format sikrer, at fokus er på adfærd, og at medarbejderne kun modtager information, hvis de har brug for det for at kunne handle effektivt.
5. Lav review:
   Inden indholdet sættes op, skal du få feedback på storyboardet fra relevante interessenter, såsom teamledere, erfarne medarbejdere og nye medarbejdere. Deres input kan være værdifuldt for at sikre, at indholdet er relevant, klart og engagerende.
6. Brug værktøjer til indholdsudvikling:
   Der er mange værktøjer tilgængelige, som kan hjælpe dig med at skabe engagerende indhold:
   • Articulate Storyline og Articulate Rise: Værktøjer til at udvikle interaktive e-learning kurser og videoer.
   • Vyond: Et værktøj til at lave explainer-film, der gør komplekse emner letforståelige.
   • Camtasia og Articulate Replay: Programmer til at optage skærmvideoer og redigere videoindhold.
   • Canva: En grafisk designplatform, der kan bruges til at lave visuelle materialer som infografikker og præsentationer.
   • LMS (Learning Management System): Anvend et LMS til at distribuere og administrere dit indhold effektivt.
   • Optag med mobiltelefon: Du kan også opnå gode resultater med optagelser lavet med en mobiltelefon. Hvis du planlægger at lave meget videoindhold, kan det betale sig at investere i noget godt lys og en ordentlig mikrofon. Dette behøver ikke at koste en formue, og du kan komme rigtig langt for ikke ret mange penge.
7. Test og juster indholdet:
   Inden det nye indhold implementeres, er det en god idé at teste det med en lille gruppe medarbejdere for at få feedback. Juster indholdet baseret på deres input for at sikre, at det er relevant og engagerende. Brug Articulate Review til at samle feedback.
8. Monitorér og evaluer:
   Efter implementeringen skal du overvåge medarbejdernes fremskridt og indsamle feedback for at evaluere effektiviteten af onboarding-indholdet. Brug denne feedback til løbende at forbedre og opdatere materialet.

Ved at følge disse trin kan virksomheder udvikle onboarding-indhold, der ikke kun informerer, men også engagerer nye medarbejdere og hjælper dem med at føle sig godt rustede til deres nye roller.

Afrunding

Effektiv onboarding er en kritisk investering i virksomhedens fremtid, med en klar mission om at sikre nye medarbejderes succes. Den skaber ikke blot en stærk start for nye medarbejdere, men bidrager også til en positiv virksomhedskultur, øget medarbejdertilfredshed og forbedret fastholdelse. Ved at implementere en struktureret onboarding-proces, der fokuserer på adfærd, følelser og de specifikke behov for hver rolle, kan virksomheder sikre en effektiv medarbejder integration, så nye medarbejdere hurtigt bliver en integreret del af teamet.

Ved at tilpasse onboarding til medarbejdernes individuelle behov og sikre en gradvis introduktion til deres nye rolle, kan virksomheder skabe en oplevelse, der ikke blot informerer, men også engagerer og motiverer.

Glem ikke, at onboarding er en mulighed for at vise virksomhedens værdier og kultur, og at denne proces kan have en langvarig indflydelse på medarbejdernes succes og trivsel.