Onboarding, nye medarbejdere faktisk bruger
En velkomstvideo med jeres egne medarbejdere og korte film om det praktiske. Bygget, så den nye finder svaret den dag, spørgsmålet opstår. Typisk mellem 30.000 og 120.000 kr., klar på 4–12 uger.
Det her format, det er megafedt. Det rammer virkeligt målgruppen i øjenhøjde.
om den onboarding, vi udviklede til dem
Det, der som regel er problemet
De fleste organisationer har materialet. Personalehåndbogen findes, politikkerne er skrevet, og introduktionsdagen står i kalenderen. Alligevel ringer de samme spørgsmål ind til HR tre måneder senere, og lederne bruger tid på at forklare det, der allerede er forklaret.
Det skyldes sjældent indholdet. Det skyldes rækkefølgen og mængden. Nye medarbejdere får alt at vide den første uge, hvor de mest af alt har brug for at finde ud af, hvem de spørger, og hvor de skal sidde. Reglerne om barsel bliver først interessante et halvt år senere, og da er de glemt.
Vi bygger onboarding den anden vej: det, man har brug for i den første uge, kommer først, og resten ligger klar den dag, spørgsmålet melder sig.
Hvad et forløb består af
- En velkomstvideo med jeres egne medarbejdere
Ikke en brandingfilm. Folk fra jeres egne arbejdspladser fortæller om en god dag, og om hvad de gør, når noget er svært. Det er den del, der giver den nye en fornemmelse af stedet, og den kan ingen andre lave for jer.
- Korte film om det praktiske
Ferie, barns første sygedag, sygefravær, løn, barsel, seniorordninger. To til tre minutter hver, animeret. De står hver for sig, så de kan ligge på intranettet, i LMS’et og på jobsiden, og findes enkeltvis, når behovet opstår.
- Et modul om det, man skal kunne slå op
Personalegoder, personaleforeninger, regler for gaver. Emner, hvor tvivlen opstår i praksis: må jeg tage imod en flaske vin fra en borger? Modulet gør reglen let at bruge, så man ikke skal lede i politikker.
- Filer, der virker i jeres systemer
Leveres som SCORM 1.2 eller 2004 til jeres eget LMS, og som film I kan lægge på intranet eller jobside. I får kildefilerne og rettighederne.
Sådan har vi gjort det før
Herning Kommune
Herning har over 7.700 medarbejdere på mere end 150 arbejdspladser. Der fandtes information til nye, men hver leder måtte selv finde tid og form til introduktionen. Kommunen ville have noget, der formidlede kulturen uden at føles som en personalehåndbog.
Forløbet blev bygget op om de spørgsmål, en ny medarbejder faktisk stiller: dem i den første uge, og dem der først kommer senere. Kernen er velkomstvideoen med rigtige medarbejdere og en række korte film om det praktiske.
Vi var interesseret i at give et nuanceret billede af de mange forskellige opgaver, vi som kommunal arbejdsplads løser, og samtidig signalere, at med en ansættelse i Herning Kommune bliver du ikke bare ansat på en enkelt arbejdsplads. Du er også en del af noget større. Jane Bitsch Kehlet, Herning KommuneLæs casen fra Herning
OK Plus
Hos OK Plus skulle unge medarbejdere onboardes til et meget praktisk job. Møde til tiden, se ordentlig ud, være klædt rigtigt på. Vi spurgte, hvem de unge ville opleve som en troværdig afsender, og svaret var deres egne kolleger.
Så vi rejste rundt i landet, fra Nordsjælland til Nakskov, og lod medarbejderne filme hinanden i små teams. Optaget i højformat, så det kan ses på telefonen. Når en jævnaldrende kollega siger »Mød til tiden, så den næste kan komme hjem«, lander det anderledes, end når det kommer fra en leder eller en animationsfigur.
Det blev et af de onboardingforløb, vi har fået bedst feedback på.
Er I en kommune?
En stor del af Herning-forløbet kan tilpasses jer: strukturen, filmene om de regler, der følger af overenskomsterne, og modulet om personalegoder og gaveregler. Velkomstvideoen skal være jeres egen, med jeres egne medarbejdere, og den optager vi hos jer. Tid: 6 til 10 uger.
Når den nye er begyndt
Forløbet giver kulturen og reglerne. Det, der mangler i den allerførste tid, er som regel noget andet: hvem spørger jeg, hvad skal jeg gøre i dag, og hvad kan vente.
Til det har vores søsterselskab Activero lavet Onboarding Studio — en lille medarbejderapp med tjeklister og korte guider, der viser det, der er relevant nu, og holder resten tilbage. Den kan bruges alene eller sammen med forløbet, og den koster 5.000 kr. om året for det første forløb.
Sådan foregår det
Workshop
Vi starter hos jer, gerne med HR, en leder og et par af dem, det handler om. Hvad spørger de nye faktisk om, og hvad står i vejen i jeres hverdag.
Storyboard
I ser hele forløbet på skrift, speak og tekst, før noget bliver produceret. Jeres HR eller jurist læser det igennem.
Optagelse og produktion
Velkomstvideoen optager vi hos jer. Film, animation og modul bygges på det godkendte storyboard.
Levering
Professionel speak, kvalitetssikring, SCORM-pakke og kildefiler. Vi hjælper med at lægge det ind.
Hvad koster det
De fleste onboarding-forløb lander mellem 30.000 og 120.000 kr. Det afhænger af, hvor meget der skal optages, hvor mange film der skal laves, og om I har brug for flere sprog. Et forløb er typisk klar på 4 til 12 uger.
Skal I bruge en version af det, der er lavet til Herning, ligger tilpasningen lavere, fordi manuskript og animation allerede findes. I betaler for tilpasningen og for jeres egen velkomstvideo.
Ofte stillede spørgsmål
Kører det i vores eget LMS?
Ja. Alt leveres som SCORM 1.2 eller 2004 og virker i de systemer, der typisk bruges. Har I ikke et LMS, kan det køre i Activate LMS, vores egen platform. Filmene kan også ligge på intranettet eller jobsiden helt uden LMS.
Skal nye medarbejdere se det hele på én gang?
Nej, og det er meningen. Filmene står hver for sig, så den nye ser det, der er relevant nu, og finder resten den dag, spørgsmålet opstår. Skal I dokumentere, at noget er gennemført, kan den del ligge i LMS’et som et samlet forløb.
Kan vi selv rette i det bagefter?
Tekst, spørgsmål og feedback kan I rette selv i kildefilerne, hvis I har Articulate-licens. Ellers retter vi. Ændringer i animation og speak laver vi efter forbrug eller som en fast årlig pulje.
Kan det være på flere sprog?
Ja. Vi har lavet e-læring på blandt andet grønlandsk, ukrainsk, polsk, tysk, engelsk og svensk, oversat og indtalt.
Er det tilgængeligt?
Ja, efter WCAG 2.1: undertekster, tastaturnavigation, kontrast og alternativtekster.
Hvor lang tid tager det for os?
Regn med en workshop på en halv dag, en runde på storyboardet og en dag til optagelserne, hvis der skal laves velkomstvideo. Resten laver vi.
Vi har allerede et forløb. Kan I kigge på det?
Ja. Send det, I har, så siger vi, hvad vi ville gøre anderledes. Nogle gange er svaret at skære noget væk i stedet for at lave nyt.
Første skridt
Send det, I har i dag
Introduktionsmaterialet, programmet for introdagen, eller bare en beskrivelse af, hvordan den første uge ser ud hos jer. Så vender vi tilbage med, hvad vi ville gøre anderledes, og hvad det koster.
