Herning Kommune – Onboarding der møder medarbejderen, hvor de er

Når onboarding skal være mere end en personalehåndbog

Herning Kommune er en stor arbejdsplads med mere end 7.700 medarbejdere fordelt på mere end 150 arbejdspladser og mere end 90 forskellige fagligheder. Hver måned starter nye medarbejdere, der skal finde fodfæste i en stor og mangfoldig organisation.

Udfordringen var ikke, om der fandtes information til nye medarbejdere – det gjorde der. Udfordringen var, at de enkelte ledere selv skulle finde tid og metoder til at introducere til alt det, som egentlig bor i det fælles.

Herning Kommune ønskede at skabe en onboarding, der formidler kommunens kultur og samtidig klæder medarbejderne på til deres nye ansættelsesforhold – uden at det føles som at læse en personalehåndbog fra ende til anden.

En velkomst med ægte stemmer

Kernen i onboarding-materialet er en velkomstvideo med titlen "Velkommen til Herning Kommune".

Videoen er ikke en poleret brandingfilm. Den er lavet med rigtige medarbejdere fra Herning Kommune, der fortæller om deres hverdag – ærligt og direkte – og behandler spørgsmål som:

• Hvad er det bedste ved at arbejde her?
• Hvordan håndteres situationer, hvor tingene ikke fungerer?
• Hvilke udfordringer møder man typisk?

Korte film i stedet for lange dokumenter

I stedet for at digitalisere personalehåndbogen har vi udviklet en række korte animationsfilm, der forklarer praktiske forhold som ferie, fravær, løn, seniorordninger og barsel.

Filmene varer 2-3 minutter og er produceret i Vyond. De fungerer som selvstændige enheder – det vil sige, at nye medarbejdere ikke behøver at se dem alle på én gang. Det betyder også at de både kan bruges på hjemmesider, på intra, og i Learning Management Systemet (LMS).

Tanken bag er enkel: Når du starter i et nyt job, har du ikke brug for at vide alt om barselsreglerne den første uge. Men den dag du har brug for det, skal informationen være let at finde og hurtig at forstå.

Det er et bevidst valg at flytte sig fra "alt det du skal vide" til "det du har brug for at vide – når du har brug for det."

Personalegoder – tydelige regler, let at anvende

Et særskilt modul dækker emner som personaleforeninger, personalegoder og regler for modtagelse af gaver.

Emnet lyder måske simpelt, men i praksis er det et område, hvor usikkerhed let opstår: Må jeg tage imod en flaske vin fra en borger? Hvad med en julekurv fra en leverandør?

Formålet med modulet er at gøre reglerne tydelige og lette at anvende – så medarbejderne kan handle rigtigt, uden at skulle lede i politikker og retningslinjer.

Den nye medarbejders perspektiv som udgangspunkt

Udviklingsarbejdet har hele vejen igennem taget udgangspunkt i den nye medarbejders perspektiv – ikke i organisationens behov for at "informere".

Det betyder, at vi har stillet spørgsmål som: Hvilke spørgsmål opstår i den første uge? Hvad er relevant efter den første måned? Og hvad skal man kunne finde, den dag behovet opstår – måske et halvt år efter man er startet?

Materialet er bygget med fri navigation og fleksibel struktur, så medarbejderne selv kan tilpasse rækkefølgen efter eget behov. Der er lagt vægt på at gøre sproget enkelt og formidlingen direkte.

Det handler om at formidle det rigtige på det rigtige tidspunkt.

Format

Materialet består af:

• En velkomstvideo med medarbejdere fra Herning Kommune
• Korte animationsfilm udviklet i Vyond
• Et samlet forløb i Articulate Storyline, SCORM-kompatibelt og interaktivt

Du kan se materialet live på Herning Kommunes jobside.