E-learning platform guide

Hvad er et LMS, og hvilket skal I vælge?

Et LMS er et Learning Management System, altså det sted, hvor kurserne ligger, og hvor det bliver registreret, hvem der har været dem igennem. Siden her samler det, folk plejer at ville vide, før de vælger et LMS system: hvad det er, hvordan det virker, hvad det koster, hvilke systemer der findes, og hvornår svaret er, at I ikke har brug for et.

Vi laver selv et af dem. Det står nederst, sammen med prisen. Resten af siden handler om valget.

Kort fortalt

Et LMS gør tre ting. Det får kurser ud til de rigtige mennesker, det holder styr på, hvem der er nået hvor langt, og det kan trække en rapport, når nogen spørger. Alt det andet, systemerne kan, er variationer over de tre.

Behovet opstår sjældent, fordi nogen gerne vil have et system. Det opstår, fordi en kunde beder om dokumentation, fordi en revision fandt det samme som sidste år, fordi tre hundrede nye skal igennem det samme, eller fordi kurserne skal sælges til nogen uden for huset.

Hvornår I ikke har brug for et

Det korte svar: når I kan holde styr på det uden.

Har I ti medarbejdere og ét kursus om året, er et LMS mere besvær, end det sparer. Send et link, og skriv navnene ned. Har I halvtreds medarbejdere, flere kurser og en frist, I skal kunne dokumentere, at folk nåede, begynder regnskabet at vende.

De spørgsmål, der plejer at afgøre det:

• Skal mere end nogle få hold igennem det samme?
• Skal I kunne dokumentere over for nogen uden for afdelingen, at de gennemførte?
• Er der lovkrav eller kundekrav på området?
• Sidder folk flere steder, måske på flere sprog?
• Kommer der nye til hele året, eller er det en engangsopgave?

Svarer I ja to eller flere steder, er et LMS sandsynligvis det billigste sted at lægge opgaven. Svarer I ja ét sted, kan en delt mappe og et regneark holde længere, end man tror. Der er ikke noget galt i at vente.

Hvad folk bruger det til

De fire anledninger, vi oftest møder:

Onboarding. Nye medarbejdere skal vide det samme, og de kommer ikke på samme dag. Et LMS gør, at forløbet kan starte, når personen starter, i stedet for når næste hold er fyldt.

Compliance og dokumentation. GDPR, IT-sikkerhed, arbejdsmiljø, hvidvask, NIS2. Her er rapporten ofte det egentlige produkt. Systemet skal kunne sige, hvem der mangler, og sende en rykker, uden at nogen skal huske det.

Oplæring i noget konkret. Et nyt system, en ny procedure, en maskine. Kort indhold, stort antal.

Salg af kurser til nogen uden for huset. Brancheforeninger, der uddanner medlemmerne, og kursusudbydere, der sælger deres egne kurser. Her er det afgørende, at hver kunde eller medlemsvirksomhed kan have sin egen adgang og sin egen rapport uden at kunne se de andres.

Sådan virker et LMS i praksis

Kurserne lægges op som moduler. Et modul kan tildeles manuelt, eller det kan tildeles automatisk efter afdeling, jobfunktion eller ansættelsesdato. Brugeren får en mail, logger ind fra telefon, tablet eller computer og går kurset igennem.

Undervejs gemmer systemet, hvor langt brugeren er nået, og hvad der blev svaret. Det kaldes tracking, og det er også det, der gør, at man kan holde pause og fortsætte samme sted dagen efter. Når kurset er bestået, kan systemet sende et diplom af sted. Er det ikke bestået til tiden, kan det sende en rykker.

Administratoren kan trække en liste over, hvem der ikke er startet, hvem der er i gang, og hvem der er færdig. Det er den liste, de fleste i virkeligheden køber systemet for.

Brugerne kan oprettes på fire måder, og de kan kombineres: automatisk fra Active Directory eller Entra, fra et regneark, manuelt, eller ved at folk opretter sig selv. Den sidste bruges typisk til eksterne, for eksempel leverandører og underentreprenører.

SCORM, og hvornår det betyder noget

SCORM er den standard, der pakker et e-læringskursus, så et LMS kan afvikle det og registrere, hvordan det gik. Det er grunden til, at et kursus lavet i Articulate Storyline, Articulate Rise eller Adobe Captivate kan flyttes fra ét system til et andet, og at man kan købe færdige kurser hos en leverandør og køre dem i sit eget system.

Den praktiske værdi er, at I ikke er bundet. Vælger I forkert, kan indholdet tages med videre. Næsten alle systemer til virksomhedsbrug understøtter SCORM 1.2 og SCORM 2004.

xAPI, også kaldet Tin Can, er den nyere standard. Den kan registrere mere og andet end det, der foregår inde i et kursus, for eksempel en video set et andet sted. Understøttelsen er ujævn, og for de fleste er SCORM stadig det, der afgør, om indholdet kan flyttes.

Skal I have den lange forklaring, ligger den i SCORM: den ultimative guide til ikke-teknikere. Den er skrevet til folk, der ikke arbejder med det til daglig.

Et forbehold, der er værd at kende: at et system understøtter SCORM betyder ikke nødvendigvis, at I kan få jeres eget indhold ud igen som SCORM. Nogle leverandører kan afvikle SCORM udefra, men lader jer ikke eksportere det, I selv har bygget i deres indholdsværktøj. Det er den mest almindelige måde at blive låst fast på, og det er værd at spørge om, mens der stadig bliver forhandlet.

Systemerne, og hvad de hver især er lavet til

De fleste sammenligninger blander systemer, der er bygget til vidt forskellige opgaver. Det bliver nemmere, når man først har afgjort, hvilken slags man leder efter.

Til den offentlige sektor og til kursusadministration

plan2learn er den, langt de fleste danske kommuner har. Den kan både e-læring og administration af kurser med fremmøde, altså tilmelding, hold, lokaler og deltagerlister. Persondata hostes i danske datacentre, hvilket er en del af grunden til, at kommuner, regioner, styrelser og Forsvaret bruger den.

Har I den, og skal I administrere kurser med fremmøde, er der sjældent grund til at skifte. Se afsnittet om det længere nede.

Til virksomheder og organisationer

Bygget til at uddanne medarbejdere: tildeling, tracking, rapportering, integration med brugerkataloget.

I den tunge ende ligger Cornerstone OnDemand og SAP SuccessFactors, som typisk vælges af store internationale koncerner og hænger sammen med resten af HR-systemet. Docebo er cloud og henvender sig til samme ende af markedet. TalentLMS er cloud og lettere at gå til, og bruges meget af mindre og mellemstore virksomheder. 360Learning lægger vægten på, at kollegerne selv laver indholdet. eloomi blev grundlagt uden for København i 2015 og blev i 2024 en del af den amerikanske HCM-leverandør Dayforce, så det er i dag et dansk udviklet system i en international pakke.

Activate LMS er vores eget og hører til i denne gruppe. Prisen står længere nede.

Til uddannelsesinstitutioner

Moodle, Canvas og Blackboard er bygget til undervisning med hold, afleveringer og karakterer. Moodle er open source og gratis som software, og det er et gennemarbejdet system med et stort økosystem af udvidelser. Til gengæld skal det hostes, opdateres og passes, og det koster enten penge til en driftspartner eller tid hos en medarbejder, der kan det. Skal I køre en skole eller en uddannelse, er det her, I skal kigge, og ikke i gruppen ovenfor.

Til salg af kurser til enkeltpersoner

Simplero, Thinkific og Kajabi er bygget til at markedsføre og sælge kurser til privatpersoner, med betaling og landingssider indbygget. LearnDash gør omtrent det samme oven på WordPress, hvis I allerede har et. Vi anbefaler det ikke: det understøtter SCORM, men gemmer ikke meget af SCORM-dataene.

Den her gruppe understøtter typisk ikke SCORM særlig godt. Det er sjældent et problem, hvis kurserne kun skal køre hos jer selv. Det bliver et problem den dag, en større kunde beder om at få kurset leveret til deres eget system.

Vil I have den længere gennemgang af kategorierne, ligger den i E-learning platform guide: sådan vælger du rigtigt.

Hvis I allerede har et system, I ikke selv har valgt

Det er den almindeligste situation, og den bliver sjældent behandlet i guider om emnet. I kommunerne er det som regel plan2learn. I virksomhederne er det ofte et modul i HR-systemet, som nogen har købt til noget andet.

Spørgsmålet er sjældent, om systemet er godt. Det er, om det kan det, I står og mangler. Prøv at skille de to ting ad:

Kan systemet distribuere og dokumentere? Kan det tildele et kursus til de rigtige, sende en rykker og trække en liste, så er den del løst. Så er problemet ikke systemet.

Er problemet i stedet indholdet? Det er det oftest. Et LMS måler gennemførelse, ikke om nogen gør noget anderledes bagefter. Er tallene grønne, og sker der stadig ingenting, er det ikke platformen, der skal skiftes.

Kan jeres nuværende system afvikle SCORM, kan I lægge nyt indhold ind i det, I har, uden at røre systemet. Det gælder plan2learn, og det gælder stort set alle andre systemer til virksomhedsbrug. Vi laver selv en del kurser, der kører i kunders egne platforme, og sådan udvikler vi e-læring er beskrevet for sig.

Skift først, når I kan sige præcis, hvad det nye kan, som det gamle ikke kan.

Sky eller egne servere

De fleste køber i dag en cloud-løsning: leverandøren står for drift og opdateringer, og I betaler et abonnement. Alternativet er at installere systemet på egne servere, hvilket giver kontrol og kræver nogen, der passer det. Moodle kan begge dele.

For de fleste danske virksomheder er cloud det, der giver mindst besvær i starten, og det kan skaleres uden et nyt projekt. Det spørgsmål, der til gengæld skal stilles, er hvor data ligger. Skal det være inden for EU eller i Danmark, så få det på skrift, før I skriver under. Leverandørerne er forskellige her, og det er en af de få ting, der er svær at lave om bagefter.

Hvad koster et LMS

Der findes tre almindelige prismodeller.

Pr. bruger. Den mest udbredte. Prisen pr. bruger falder som regel, jo flere I er. Et eksempel med tal: Activate LMS til 800 brugere koster 54.000 kr. om året, ca. 5,60 kr. pr. bruger om måneden, ekskl. moms, og det er et af de billigste. Men prisen siger mere om antallet af brugere end om systemet. Bed om en beregning på det antal, I faktisk har, og på det antal, I tror I har om tre år.

Fast licens. Ét beløb uanset antal, eventuelt med et loft. Nemmere at budgettere, og ofte billigere, når der er mange brugere.

Gratis software. Moodle koster ingenting at hente. Hosting, opsætning, opdatering og support koster stadig, og for de fleste virksomheder ender det med at være den dyreste del.

Oven i licensen kommer opsætning, eventuel integration til jeres brugerkatalog, og indholdet. Det er vores erfaring, at licensen sjældent er det, der afgør, om projektet bliver dyrt. Det gør tiden til at få systemet sat rigtigt op, og tiden til at lave indhold, folk kommer igennem.

Hvad vores eget koster

Vi skriver priserne, fordi vi selv bliver irriterede, når andre ikke gør.

• Basislicens 12.000 kr. om året, og de første 100 brugere er med.
• Derefter 60 kr. pr. bruger om året fra 100 til 1.000 brugere, 40 kr. fra 1.000 til 3.000, 30 kr. fra 3.000 til 5.000 og 25 kr. derover.
• 200 brugere bliver 18.000 kr. om året. 1.500 brugere bliver 86.000 kr. om året.
• Koncernlicens 98.500 kr. om året for op til 5.000 interne brugere i samme koncern i Danmark.
• Oprettelse, opsætning og branding 10.000 kr.
• Single sign on og brugersynkronisering koster hver 10.000 kr. i opsætning og første års drift, derefter 5.000 kr. om året.
• Support til én administrator er med i prisen.

Alle beløb er ekskl. moms. Den fulde prisliste med intervaller og tilvalg står på priser på Activate LMS.

Hvad der er værd at spørge om, før I skriver under

Spørgsmålene her er dem, vi selv ville stille. De fleste af dem er også dem, vi bliver stillet.

1. Kan vi få vores eget indhold ud igen som SCORM, hvis vi skifter? 2. Understøtter systemet SCORM 1.2 og SCORM 2004, eller kun det ene? 3. Kan brugerne oprettes automatisk fra vores Active Directory eller Entra, og hvad koster det at sætte op? 4. Hvor ligger data, og hvem er databehandler? 5. Hvad kan rapporterne konkret vise, og kan de sendes automatisk til den, der skal have dem? 6. Kan systemet sende rykkere selv, eller skal nogen huske det? 7. Kan det samme kursus ligge på flere sprog uden at blive til flere kurser? 8. Skal I også administrere kurser med fremmøde, og kan systemet det? 9. Hvordan ser det ud på en telefon, og er det testet på andet end en ny iPhone? 10. Hvad koster det ved det antal brugere, vi har om tre år? 11. Hvad er inkluderet i support, og hvad koster det, når vi ringer?

Bed om at prøve systemet med jeres eget indhold, ikke kun med leverandørens demokursus. Det er dér, forskellene plejer at vise sig.

Hvor Activate LMS passer ind, og hvor det ikke gør

Activate LMS er et dansk system til virksomheder og organisationer. Det er bygget omkring de tre ting øverst på siden: få kurserne ud, holde styr på dem, dokumentere dem. Brugerne kan synkroniseres fra Active Directory eller Entra, det samme modul kan rumme kurset på mange sprog, hver kunde eller afdeling kan have sit eget udtryk, og data ligger i Microsoft Azure i Holland. Aarsleff-koncernen har kørt på det i flere år, og Office Kurser sælger sine egne kurser gennem det.

Der er en del, det ikke kan, og hvor andre systemer er det rigtige valg:

• Skole og uddannelse. Det er ikke bygget til hold, afleveringer og karakterer. Dér ville vi pege på Canvas eller Moodle.
• Kurser med fremmøde. Tilmelding, lokaler og deltagerlister til fysiske kurser hører andre steder hjemme, for eksempel i plan2learn.
• Undervisning i realtid. Der er ingen virtuelle klasselokaler. Brug Teams eller Zoom ved siden af.
• Indholdsproduktion. Man kan lave quizzer og tests, men rigtige kurser bygges bedst i Articulate Storyline eller Articulate Rise og lægges op som SCORM.
• Gamification. Det er fravalgt med vilje. En highscoreliste gør ikke kedeligt indhold interessant, og forskningen peger samme vej. Spil inde i selve indholdet er en anden sag, og den laver vi gerne.

Passer det til opgaven, står funktioner, cases og kundeudtalelser på Activate LMS, og priserne på prislisten.

Passer det ikke, er der ingen grund til at vælge det. Vi har flere gange anbefalet folk noget andet, og der er ikke sket dem noget.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er det bedste LMS?

Der findes ikke ét. Spørgsmålet, der kan besvares, er hvilken slags opgave I har, og derefter hvilket system i den gruppe der kan det, opgaven kræver. Et system, der er fremragende til en skole, er som regel forkert til en byggeplads.

Kan man prøve et LMS gratis?

De fleste cloud-systemer kan prøves i en periode, og vilkårene skifter, så tjek dem hos leverandøren. Hos os tager en gennemgang cirka en halv time online, og bagefter kan I få en demoadgang og rode med det selv.

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

En cloud-løsning uden integrationer kan være oppe at køre på få dage. Skal brugerne synkroniseres fra HR- eller AD-systemer, og skal flere afdelinger godkende noget, går der længere tid. Det er som regel aftalerne og indholdet, der tager tiden, ikke opsætningen.

Skal man have SCORM-indhold for at bruge et LMS?

Nej. De fleste systemer kan også vise videoer og dokumenter. Men SCORM er det, der giver rigtig tracking, og det er tracking, dokumentationen bygger på.

Hvad er forskellen på et LMS og et LCMS?

Et LMS får kurserne ud og registrerer, hvordan det gik. Et LCMS er beregnet til også at producere indholdet. I praksis laver de fleste indholdet i et selvstændigt forfatterværktøj og eksporterer det som SCORM, fordi det holder indholdet frit af systemet.

Hvad er forskellen på et LMS og en e-learning platform?

Ingen, når det bruges i daglig tale om det samme. "E-learning platform" bruges nogle gange bredere, så det også dækker værktøjer til at lave indholdet.

Kan vi beholde vores nuværende LMS og bare få bedre indhold?

Ja, hvis systemet kan afvikle SCORM, og det kan de fleste. Så er det indholdet, der skiftes, ikke platformen.

Sidder I midt i valget, så ring endelig. Vi har sat en del af systemerne op gennem årene og har også flere gange sagt til nogen, at de skulle lade være. Nummeret er 25 94 81 66.